IC Studio / Внутренний проектУправление проектной работой и клиентский портал

Когда наша команда выросла из собственных инструментов

Планы, записи о работе и клиентские отчёты находились в разных системах. Delivery Portal стал общей оболочкой для ежедневной работы, планирования, отчётности и управления клиентскими проектами и внутренними задачами.

Посмотреть историю

Что изменилось в работе

Ежедневная координация планов на день для команды

30–60 мин → до 5 мин

Сверка для отчёта

Часы → минуты

Компания / отрасль

IC Studio · Разработка ПО и автоматизация бизнес-процессов

Проект

Внутренние процессы / Собственный продукт

Решение

Система управления проектной работой и клиентский портал

01 / Контекст

Проекты стали сложнее. Систем — больше. Координация оставалась ручной.

Вместе с развитием наших клиентов менялись объём работ, требования и процессы. Пока проектов было немного, общую картину можно было собирать вручную. Со временем координация и сверка данных стали занимать часы — такой способ работы стал неудобным и экономически невыгодным.

План, работа и время — в разных источниках

Планы и задачи — в CRM и Notion, разработка — в Git, итоговые сверки — в Excel и Google Docs. Менеджеру или тим-лиду приходилось соединять статусы, приоритеты и учёт времени, чтобы понять, что сделано и что делать дальше.

В конце месяца картину собирали заново.

Менеджер собирал планы, записи о работе и изменения объёма, а затем сверял их. На консолидацию данных по комплексным проектам с множеством процессов и переменных уходили часы.

Клиент тоже получал разрозненные материалы.

Длинные письма. Google Docs. Файлы Excel. Отдельная информация об оплате. Чтобы вернуться к решению или отчёту, нужно было снова найти нужный документ. Счета выставляли в отдельном бухгалтерском сервисе, а оплату контролировали вручную.

Нашей целью стало желание

Связать рабочие инструменты в единую экосистему и собрать данные в одном месте.

Сначала мы связали имеющиеся инструменты, чтобы данные передавались автоматически. За несколько месяцев работы с порталом определили, где внешнее ПО не соответствует нашим процессам и от чего можно отказаться.

02 / Было → стало

От ручного сбора данных — к единой рабочей среде

01 / 04

Проектная работа

Было

Менеджер или тим-лид собирал статусы, приоритеты и загрузку из разных систем, чтобы составить план на день.

Стало

«Фокус на сегодня» собирает задачи по текущей роли и приоритету. Каждый видит свой следующий шаг, срочные запросы сразу входят в план.

IC / Delivery PortalВоссозданный интерфейс · демонстрационные данные

Проектная работа / Фокус на сегодня

Фокус на сегодня

Ответственность, приоритет и следующий шаг.

Задач: 6 · Вся команда · по приоритету

Попробуйте фильтр по роли, откройте задачу или добавьте срочный запрос.

Прокручивайте, чтобы проследить изменения

Листайте в сторону

01 / 04

Проектная работа

Было

Менеджер или тим-лид собирал статусы, приоритеты и загрузку из разных систем, чтобы составить план на день.

Стало

IC / Delivery PortalВоссозданный интерфейс · демонстрационные данные

Проектная работа / Фокус на сегодня

Фокус на сегодня

Ответственность, приоритет и следующий шаг.

Задач: 6 · Вся команда · по приоритету

Попробуйте фильтр по роли, откройте задачу или добавьте срочный запрос.

Отчётность

Было

В конце месяца приходилось восстанавливать историю проекта: сверять план, выполненные работы, изменения объёма и часы.

Стало

План, задачи и время связаны по ходу работы. Дополнительные и гарантийные работы видны отдельно. Менеджер проверяет данные, добавляет выводы и публикует отчёт.

IC / Delivery PortalВоссозданный интерфейс · демонстрационные данные

Демо-клиент А / Месячный план / Март 2026

Месячный план

Один клиент · два проекта · один отчётный период

Март 2026 · демо

Исходный план

118 ч

Оплачиваемое время

128 ч

Учтённое время

133 ч

Гарантийная

5 ч · не оплачиваются

Демонстрационные работы и часы
Задача	Тип	План / факт	Категория времени
DEMO-101 Разработать процесс управления запросами Сервисная платформа	Плановая	72 / 68 ч	Оплачиваемое
DEMO-102 Проверить процесс согласования с клиентом Клиентский кабинет	Плановая	46 / 43 ч	Оплачиваемое
DEMO-103 Добавить формат экспорта Сервисная платформа	Дополнительная	– / 17 ч	Оплачиваемое
DEMO-104 Исправить текст уведомления Клиентский кабинет	Гарантийная	– / 5 ч	Неоплачиваемое

Плановые работы: 111 фактических часов. Дополнительные работы: 17 часов. Гарантия: 5 неоплачиваемых часов. Денежные суммы в этом демо не показаны.

Задачи и часы приведены для демонстрации. Ставки и суммы не показаны.

Клиентский портал

Было

Клиент получал картину проекта из писем, документов и вложений. Для просмотра прошлого периода нужно было искать материалы заново.

Стало

Текущие работы, решения и история отчётов теперь доступны в одном кабинете. При этом формат общения для клиента остался привычным: WhatsApp, звонки, голосовые сообщения.

IC / Delivery PortalВоссозданный интерфейс · демонстрационные данные

Демо-клиент А / План и прогресс

Демо-клиент А

Ваши проекты, отчёты и решения в одном месте.

Отчёт о работе

Цели и планы

Сделать запросы прозрачнее и проверить процесс согласования с клиентом.

Результаты

Работы продолжаются. Экспорт и гарантийное исправление завершены.

Итоги работы

Учтено 133 ч

128 оплачиваемых ч · 5 ч по гарантии

Демонстрационные работы и часы
Задача	Тип	Часы	Категория времени
DEMO-101 Разработать процесс управления запросами Сервисная платформа	Плановая	68 ч	Оплачиваемое
DEMO-102 Проверить процесс согласования с клиентом Клиентский кабинет	Плановая	43 ч	Оплачиваемое
DEMO-103 Добавить формат экспорта Сервисная платформа	Дополнительная	17 ч	Оплачиваемое
DEMO-104 Исправить текст уведомления Клиентский кабинет	Гарантийная	5 ч	Неоплачиваемое

Информация об оплате

Доступна клиенту в портале. Денежные суммы в демо не показаны.

Следующий период

Подтвердить приёмку и согласовать следующие приоритеты.

Счета и платежи

Было

Счета выставляли в отдельном бухгалтерском сервисе. Менеджер вручную проверял оплату и напоминал клиенту о задолженности.

Стало

Счета и контроль платежей интегрированы в Delivery Portal. Система отслеживает сроки и напоминает клиенту о дате планового платежа. Напоминания синхронизируются с согласованным графиком платежей и отправляются клиенту автоматически.

IC / Delivery PortalВоссозданный интерфейс · демонстрационные данные

Клиент / Счета и платежи

Счета и контроль оплаты

Срок оплаты, статус платежа и следующие действия

Счёт	Статус оплаты	Напоминание
DEMO-INV-01	Оплачен Оплата получена	Не требуется
DEMO-INV-02	Ожидает оплаты Срок ещё не наступил	Контроль срока включён
DEMO-INV-03	Просрочен Срок оплаты истёк	Клиенту отправлено напоминание

Работа с задолженностью

DEMO-INV-03

Обещание оплаты

Клиент обещал оплатить в пятницу · демо

График напоминаний

Следующее напоминание — после обещанной даты

Иллюстрация учёта обещаний и настройки напоминаний · демонстрационные данные

03 / Результаты

Меньше времени на сбор общей картины.

Ежедневная координация планов на день для команды

Примерно 30–60 минут

До 5 минут

Сверка для проектного отчёта

Часы

Минуты

SaaS-продукты в работе команды · Примерно на 90% меньше продуктов

По наблюдениям команды IC Studio. Время сверки — без подготовки аналитических выводов; SaaS — количество используемых продуктов.

Что мы поняли на практике

Опираться на ежедневный опыт

Некоторые функции не вошли в регулярную работу. Просмотр прошлых ежедневных планов и подготовка итогов дня казались полезными, но на практике оказались менее востребованы. Ежедневный опыт помог решить, какие возможности сохранить и развивать.

Главный вывод

Полезный клиентский портал начинается с работы команды.

Расскажите, как сегодня устроены планирование, проектная работа и отчётность. Вместе разберёмся, какие связи требуют изменений.

Обсудить вашу ситуацию ↗Разработка клиентских порталов ↗