IC Studio / Внутрішній проєктУправління проєктною роботою та клієнтський портал

Коли наша команда виросла з власних інструментів

Плани, записи про роботу та клієнтські звіти були в різних системах. Delivery Portal став спільним середовищем для щоденної роботи, планування, звітності та управління клієнтськими проєктами й внутрішніми завданнями.

Переглянути історію

Що змінилося в роботі

Щоденне узгодження плану роботи команди

30–60 хв → до 5 хв

Звірка для звіту

Години → хвилини

Компанія / галузь

IC Studio · Розробка ПЗ та автоматизація бізнес-процесів

Проєкт

Внутрішні процеси / Власний продукт

Рішення

Система управління проєктною роботою та клієнтський портал

01 / Контекст

Проєкти стали складнішими. Систем — більше. Координація залишалася ручною.

Разом із розвитком наших клієнтів змінювалися обсяг робіт, вимоги та процеси. Поки проєктів було небагато, загальну картину можна було збирати вручну. Згодом координація та звірка даних почали забирати години — такий спосіб роботи став незручним і економічно невигідним.

План, робота й час — у різних джерелах

Плани та завдання — у CRM і Notion, розробка — у Git, підсумкові звірки — в Excel і Google Docs. Менеджеру або тимліду доводилося поєднувати статуси, пріоритети й облік часу, щоб зрозуміти, що зроблено та що робити далі.

Наприкінці місяця картину збирали заново.

Менеджер збирав плани, записи про роботу та зміни обсягу, а потім звіряв їх. На консолідацію даних за складними проєктами з багатьма процесами та змінними витрачали години.

Клієнт теж отримував розрізнені матеріали.

Довгі листи. Google Docs. Файли Excel. Окрема інформація про оплату. Щоб повернутися до рішення або звіту, потрібно було знову знайти потрібний документ. Рахунки виставляли в окремому бухгалтерському сервісі, а оплату контролювали вручну.

Ми прагнули

Поєднати робочі інструменти в єдину екосистему й зібрати дані в одному місці.

Спочатку ми поєднали наявні інструменти, щоб дані передавалися автоматично. За кілька місяців роботи з порталом визначили, де зовнішнє ПЗ не відповідає нашим процесам і від чого можна відмовитися.

02 / Було → стало

Від ручного збирання даних — до єдиного робочого середовища

01 / 04

Проєктна робота

Було

Менеджер або тимлід збирав статуси, пріоритети та завантаження з різних систем, щоб скласти план на день.

Стало

«Фокус на сьогодні» групує завдання за поточною роллю та пріоритетом. Кожен бачить свій наступний крок, термінові запити одразу потрапляють у план.

IC / Delivery PortalВідтворений інтерфейс · демонстраційні дані

Проєктна робота / Фокус на сьогодні

Фокус на сьогодні

Відповідальність, пріоритет і наступний крок.

Завдань: 6 · Уся команда · за пріоритетом

Спробуйте фільтр за роллю, відкрийте завдання або додайте терміновий запит.

Прокручуйте, щоб простежити зміни

Гортайте вбік

01 / 04

Проєктна робота

Було

Менеджер або тимлід збирав статуси, пріоритети та завантаження з різних систем, щоб скласти план на день.

Стало

IC / Delivery PortalВідтворений інтерфейс · демонстраційні дані

Проєктна робота / Фокус на сьогодні

Фокус на сьогодні

Відповідальність, пріоритет і наступний крок.

Завдань: 6 · Уся команда · за пріоритетом

Спробуйте фільтр за роллю, відкрийте завдання або додайте терміновий запит.

Звітність

Було

Наприкінці місяця доводилося відновлювати історію проєкту: звіряти план, виконані роботи, зміни обсягу та години.

Стало

План, завдання й час пов’язані впродовж роботи. Додаткові та гарантійні роботи видно окремо. Менеджер перевіряє дані, додає висновки й публікує звіт.

IC / Delivery PortalВідтворений інтерфейс · демонстраційні дані

Демо-клієнт А / Місячний план / Березень 2026

Місячний план

Один клієнт · два проєкти · один звітний період

Березень 2026 · демо

Початковий план

118 год

Оплачуваний час

128 год

Облікований час

133 год

Гарантійна

5 год · не оплачуються

Демонстраційні роботи та години
Завдання	Тип	План / факт	Категорія часу
DEMO-101 Розробити процес управління запитами Сервісна платформа	Планова	72 / 68 год	Оплачуваний
DEMO-102 Перевірити процес погодження з клієнтом Клієнтський кабінет	Планова	46 / 43 год	Оплачуваний
DEMO-103 Додати формат експорту Сервісна платформа	Додаткова	– / 17 год	Оплачуваний
DEMO-104 Виправити текст сповіщення Клієнтський кабінет	Гарантійна	– / 5 год	Неоплачуваний

Планові роботи: 111 фактичних годин. Додаткові роботи: 17 годин. Гарантія: 5 неоплачуваних годин. Грошові суми в цьому демо не показано.

Завдання та години наведено для демонстрації. Ставки й суми не показано.

Клієнтський портал

Було

Клієнт отримував картину проєкту з листів, документів і вкладень. Щоб переглянути попередній період, потрібно було шукати матеріали заново.

Стало

Поточні роботи, рішення та історія звітів тепер доступні в одному кабінеті. Формат спілкування для клієнта залишився звичним: WhatsApp, дзвінки, голосові повідомлення.

IC / Delivery PortalВідтворений інтерфейс · демонстраційні дані

Демо-клієнт А / План і прогрес

Демо-клієнт А

Ваші проєкти, звіти й рішення в одному місці.

Звіт про роботу

Цілі й плани

Зробити запити прозорішими та перевірити процес погодження з клієнтом.

Результати

Роботи тривають. Експорт і гарантійне виправлення завершено.

Підсумки роботи

Обліковано 133 год

128 оплачуваних год · 5 год за гарантією

Демонстраційні роботи та години
Завдання	Тип	Години	Категорія часу
DEMO-101 Розробити процес управління запитами Сервісна платформа	Планова	68 год	Оплачуваний
DEMO-102 Перевірити процес погодження з клієнтом Клієнтський кабінет	Планова	43 год	Оплачуваний
DEMO-103 Додати формат експорту Сервісна платформа	Додаткова	17 год	Оплачуваний
DEMO-104 Виправити текст сповіщення Клієнтський кабінет	Гарантійна	5 год	Неоплачуваний

Інформація про оплату

Доступна клієнту в порталі. Грошові суми в демо не показано.

Наступний період

Підтвердити приймання й погодити наступні пріоритети.

Рахунки й платежі

Було

Рахунки виставляли в окремому бухгалтерському сервісі. Менеджер вручну перевіряв оплату й нагадував клієнту про заборгованість.

Стало

Рахунки та контроль платежів інтегровані в Delivery Portal. Система відстежує строки й нагадує клієнту про дату запланованого платежу. Нагадування синхронізуються з погодженим графіком платежів і надсилаються клієнту автоматично.

IC / Delivery PortalВідтворений інтерфейс · демонстраційні дані

Клієнт / Рахунки й платежі

Рахунки та контроль оплати

Строк оплати, статус платежу та наступні дії

Рахунок	Статус оплати	Нагадування
DEMO-INV-01	Оплачений Оплату отримано	Не потрібне
DEMO-INV-02	Очікує оплати Строк ще не настав	Контроль строку ввімкнено
DEMO-INV-03	Прострочений Строк оплати минув	Клієнту надіслано нагадування

Робота із заборгованістю

DEMO-INV-03

Обіцянка оплати

Клієнт обіцяв оплатити в п’ятницю · демо

Графік нагадувань

Наступне нагадування — після обіцяної дати

Ілюстрація обліку обіцянок і налаштування нагадувань · демонстраційні дані

03 / Результати

Менше часу на збирання загальної картини.

Щоденне узгодження плану роботи команди

Приблизно 30–60 хвилин

До 5 хвилин

Звірка для проєктного звіту

Години

Хвилини

SaaS-продукти в роботі команди · Приблизно на 90% менше продуктів

За спостереженнями команди IC Studio. Час звірки — без підготовки аналітичних висновків; SaaS — кількість використовуваних продуктів.

Що ми зрозуміли на практиці

Спиратися на щоденний досвід

Деякі функції не увійшли в регулярну роботу. Перегляд минулих щоденних планів і підготовка підсумків дня здавалися корисними, але на практиці виявилися менш затребуваними. Щоденний досвід допоміг вирішити, які можливості зберегти й розвивати.

Головний висновок

Корисний клієнтський портал починається з роботи команди.

Розкажіть, як сьогодні влаштовані планування, проєктна робота та звітність. Разом з’ясуємо, які зв’язки потребують змін.

Обговорити вашу ситуацію ↗Розробка клієнтських порталів ↗