Ранковий чекін01
Було
Хвилини ручних перевірок для кожної дитини
Стало
→Секунди для стандартного чекіну
Понад 5 умов готовності перевіряються автоматично
Назад до кейсів
Демо-дані · персональні та фінансові дані заміненоЄдина пов’язана операційна історія
Дитячі табори та освіта · еволюція ERP
Внутрішня ERP, яка розвивається разом із бізнесом дитячих таборів
Aktivists працює в Латвії та щороку приймає дітей із понад 25 країн. У такому масштабі бази бронювань недостатньо. Сезон за сезоном ERP розвивається як пов’язана операційна платформа для документів, даних про дітей, оплат, відвідувань, чекіну та фінансової видимості.
ДокументиАнкетиЧекінДані родиниГаманецьПлануванняФінанси
- Сфера
- Дитячі табори та освіта
- Міжнародна аудиторія
- Діти з понад 25 країн щороку
- Вихідна точка
- Наявна кастомна ERP
- Співпраця
- Багаторічний розвиток системи
- Фокус
- Заявки · комплаєнс · відвідування · фінанси
Як ми долучилися до проєкту
Система вже працювала. Її розвиток не міг зупинитися.
Aktivists звернувся до IC Studio з кастомною ERP, яку команда вже використовувала щодня. Завдання полягало не в заміні системи з нуля, а в розумінні наявної логіки, відновленні її розвитку та збереженні процесів, на які команда вже спиралася.
Організація таборів для міжнародної аудиторії додає деталей до кожної заявки: мови, індивідуальні потреби, документи, уповноважені дорослі та заплановані дні мають залишатися частинами однієї історії. Система має приймати нові вимоги сезон за сезоном, не порушуючи безперервність процесів, пов’язаних із дітьми та родинами.
01
Зрозуміти
02
Зберегти
03
Перебудувати
04
Розвивати далі
Вихідна точка · рух заявки
Єдиний огляд кожної заявки в русі
Kanban-дошка показує поточний етап кожної заявки — від документів, яких ще бракує, та очікування оплати до підтвердженої реєстрації. Вона залишається операційним ядром, до якого під’єднані інші модулі.
Очікуються документи
Очікується оплата
Підтверджено
Еволюція системи
Бізнес продовжує змінюватися. ERP має встигати за його логікою.
Кожен етап починався з реального операційного обмеження. Відповіддю була не окрема функція, а ще одна пов’язана частина тієї самої робочої системи.
Зміни видно в роботі, а не лише в інтерфейсі
Це конкретні зміни в операційній роботі, а не вигадані відсотки ефективності. Вони показують, що команда робила раніше й що тепер виконує або робить видимим система.
Документи02
Було
Сезонні паперові договори для підписання й архівування
Стало
→Один цифровий запис із пошуком
Сторони, статус, дата й час зберігаються
Анкети03
Було
Повторні запити через дублікати записів
Стало
→Одна чинна анкета на рік
Наступного року система запитує нову версію
Дані родини04
Було
Повторні заявки створювали окремі записи
Стало
→Одна пов’язана історія родини
Діти, замовлення, оплати й відвідування залишаються пов’язаними
Відвідування05
Було
Обрані дні зберігалися у примітках окремих замовлень
Стало
→Єдиний щоденний план відвідувань
Очікувана кількість видима для кожної дати
Фінанси06
Було
Одна загальна сума для різних типів послуг
Стало
→Основні й додаткові послуги показані окремо
Демо-дані за 2026 рік
Сценарій чекіну
Швидкий чекін — із повною історією передачі дитини
Публічний екран залишається простим для батьків. Водночас ERP зберігає уповноважену особу, час, підпис і умови замовлення, які дозволили провести чекін.
Демо-дані · персональні та фінансові дані замінено01
Знайти дитину
Батько або мати вводить ім’я дитини й бачить відповідну реєстрацію.
Демо-дані · персональні та фінансові дані замінено02
Підтвердити передачу
До підтвердження система фіксує уповноважену особу, час і підпис.
Демо-дані · персональні та фінансові дані замінено03
Зберегти історію
Події чекіну й чекауту залишаються доступними як єдина хронологічна історія.
Обробка винятків
До адміністратора потрапляють лише винятки
Оплату, підписані документи, чинну анкету, уповноважених осіб і план відвідувань система перевіряє автоматично. Якщо одна з умов не виконана, батьки отримують короткий код, а адміністратор бачить причину.
Понад 5 умов · секунди, а не хвилини
Демо-дані · персональні та фінансові дані замінено
Демо-дані · персональні та фінансові дані заміненоЄдина пов’язана історія
Дані більше не групуються навколо заявок — вони відображають реальну історію родини
Після об’єднання дублікатів система показує більше, ніж окремі записи в базі даних. Лояльність, оплати, документи та відвідування читаються як безперервна історія взаємодії з родиною в різні сезони.
Демо-дані · персональні та фінансові дані заміненоДемо-дані · персональні та фінансові дані замінено
Демо-дані · персональні та фінансові дані заміненоПланування
Окремі дні формують видимий план операційного навантаження
Дні, обрані під час бронювання, потрапляють у план відвідувань і реєстраційну відомість. Команда бачить очікувану кількість дітей на кожну дату замість того, щоб збирати примітки з окремих замовлень.
Було
Примітки в кожному замовленні
Стало
→Щоденний план в одному огляді
Демо-дані · персональні та фінансові дані заміненоФінансова видимість · 2026
Фінансова картина розвивається разом із моделлю послуг
Сервісні рахунки зробили трансфери, екскурсії та інші доповнення видимими поруч з основною послугою табору. Керівництво бачить їх окремо, не втрачаючи загальної картини.
Демо-екран · фінансові показники приховано
Демо-дані · фінансові показники прихованоЦінність для бізнесу
Система, яка підтримує подальший розвиток операційної моделі
01
Картка родини зберігає історію дітей, бронювань і сезонів.
02
Готовність перевіряється до передачі дитини.
03
Плани відвідувань пов’язують продажі з рішеннями щодо персоналу й місткості.
04
Оплати, рух коштів у гаманці та сервісні рахунки залишаються простежуваними.
05
ERP може підтримувати нові операційні моделі без заміни всієї системи.
Висновок із проєкту
«Найсильніші внутрішні системи не завершуються раз і назавжди. Вони продовжують вбирати логіку, яку бізнес пізнає з часом».
Поговорімо
Обговорити вашу ситуаціюКоли внутрішня система більше не відображає роботу бізнесу, наступний крок — зрозуміти, що саме змінилося.
Ми можемо разом визначити, які процеси варто зберегти, поєднати або перепроєктувати, перш ніж вирішувати, що будувати.